歓送迎会の幹事さん必見!案内メールは?挨拶は誰に頼む?


歓送迎会の季節がやってきましたね。

歓送迎会の幹事は若手がやるのが恒例という会社も少なくはありません。
幹事を頼まれて憂うつな気持ちになっている方も多いのではないでしょうか。

おとなしい性格の人や、人前に立つのが苦手という人は
当日が不安でしょうがないと感じているかもしれませんね。

歓送迎会を失敗せずに終わらせるには、事前準備が大切です。
そして、みんなに楽しんでもらいたいというおもてなしの気持ちがあれば、
大きな失敗をすることはないでしょう。

ここでは、歓送迎会の幹事がやるべき事前準備と、
スムーズな進行の順番や挨拶についてご紹介します。



歓送迎会で幹事が最初にやるべきこと

歓送迎会の幹事の仕事を順を追って説明しましょう。

  • 日程の調整

    幹事が最初にやらなければいけない事は日程の調整。
    優先すべきは送る人、迎える人、招待者の都合です。
    幹事に指名されたら、すぐに招待者の予定を聞いて日程を決めましょう。

  • 会場の選定

    日程が決まったら、次にお店選びです。

    会社からのアクセスがよいお店。
    周りを気にすることなく会話ができるので、
    できれば個室の方がいい
    ですね。

    会計のしやすさを考慮して「飲み放題」付きのコースを選びましょう。

    お店選びは、幹事だからといって一人で決める必要はありません。
    2、3軒見繕って、先輩や同僚の意見を聞きながら決めてくださいね。

    お店が決定したら早めに予約をとるべきですが、
    この時点では人数が確定していませんね。

    だいたいでいいので、どれくらいの人数になる予定なのかを伝えておけばいいです。
    ただし、早めに人数を確定させてお店に連絡をいれるべきです。

    最近、SNSでよく見かける無断キャンセルですが、
    これだけは絶対にしてはいけません。

    お店に迷惑をかけることはもちろん、
    幹事のせいで意図せず共犯にされてしまった会社の人たちは、
    今後、仕事の面においてもあなたを信用することはなくなるでしょう。

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歓送迎会の幹事が送るメールの必須項目

日程、お店が決まったら参加者・招待者への案内です。

案内文書の必須項目は、

  • 会の目的
  • お店の場所(アクセス方法、地図、お店の連絡先)
  • 時間
  • 会費
  • 返信期日

間違っても招待者から会費をもらってはいけません。
ですから、案内の文書も参加者と招待者は違う文面にしましょう。

参加者へはメールでもOKですが、可能なら招待者へは書面で渡すと好感が得られます。

早めに人数を確定して、お店へ連絡を入れなければいけません。
また、再度日程の調整が必要になる場合もあります。
案内文書へは返信期日をいれることをお忘れなく。

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歓送迎会で幹事は誰に挨拶を頼むべき?順番は?

歓送迎会の日程、お店、人数が決まったら、当日の準備です。

最近は席次まで幹事が決めることは多くありませんが、
招待者の座る席は幹事が誘導しましょう。

安易に招待者を上座に座らせると、参加者と遠くて話しにくかったり
孤立させてしまったりすることになりかねません。

招待者は真ん中に近い席で、参加者と話しやすい席に座ってもらう方が
会を楽しんでもらえます。

歓送迎会のスムーズな進行は、以下を参考にしてください。

  • 開会の挨拶(幹事)
  • 挨拶(参加者のなかで一番役職の高い人)
  • 乾杯の挨拶
  • 歓談
  • 新任者の挨拶
  • 転出者へ花束や記念品の贈呈
  • 転出者の挨拶
  • 締めの挨拶(参加者のなかで二番目に役職の高い人)
  • 閉会の挨拶(幹事)
  • 二次会の連絡(幹事)

乾杯の挨拶については、最初の挨拶の流れでそのままお願いしてもOKですし、
別の人に依頼する場合は3番目に役所の高い人にお願いします。

歓送迎会での挨拶の順番には、これといったルールはありません。

ただ、これから付き合いの始まる新任者よりも離れてしまう転出者へ重きをおきます。
会が盛り上がっている途中ではなく、締めの挨拶の前にお願いするのが一般的です。

始めの挨拶や、乾杯の挨拶、締の挨拶を依頼する上司へは早めに依頼しましょう。

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まとめ

はじめての幹事。
本音をいうと「やりたくない」「嫌だな」「面倒くさい」と思っているかもしれません。
でも、そんな気持ちは隠しているつもりでも、態度や言動に表れているかもしれませ。

仕事だと割り切って、みんなが楽しめる歓送迎会を行えるように努めましょう。
そもそも、若手の幹事に失敗はつきものだと思っている人が大半です。

経験がないながらも、幹事として頑張っている姿を見せれば、
多少の失敗も許してもらえるでしょう。

おもてなしの気持ちを忘れずに乗り切ってくださいね。

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