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歓送迎会で幹事が最初にやるべきこと
歓送迎会の幹事の仕事を順を追って説明しましょう。- 日程の調整 幹事が最初にやらなければいけない事は日程の調整。 優先すべきは送る人、迎える人、招待者の都合です。 幹事に指名されたら、すぐに招待者の予定を聞いて日程を決めましょう。
- 会場の選定 日程が決まったら、次にお店選びです。 会社からのアクセスがよいお店。 周りを気にすることなく会話ができるので、 できれば個室の方がいいですね。 会計のしやすさを考慮して「飲み放題」付きのコースを選びましょう。 お店選びは、幹事だからといって一人で決める必要はありません。 2、3軒見繕って、先輩や同僚の意見を聞きながら決めてくださいね。 お店が決定したら早めに予約をとるべきですが、 この時点では人数が確定していませんね。 だいたいでいいので、どれくらいの人数になる予定なのかを伝えておけばいいです。 ただし、早めに人数を確定させてお店に連絡をいれるべきです。 最近、SNSでよく見かける無断キャンセルですが、 これだけは絶対にしてはいけません。 お店に迷惑をかけることはもちろん、 幹事のせいで意図せず共犯にされてしまった会社の人たちは、 今後、仕事の面においてもあなたを信用することはなくなるでしょう。
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歓送迎会の幹事が送るメールの必須項目
日程、お店が決まったら参加者・招待者への案内です。 案内文書の必須項目は、- 会の目的
- お店の場所(アクセス方法、地図、お店の連絡先)
- 時間
- 会費
- 返信期日
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歓送迎会で幹事は誰に挨拶を頼むべき?順番は?
歓送迎会の日程、お店、人数が決まったら、当日の準備です。 最近は席次まで幹事が決めることは多くありませんが、 招待者の座る席は幹事が誘導しましょう。 安易に招待者を上座に座らせると、参加者と遠くて話しにくかったり 孤立させてしまったりすることになりかねません。 招待者は真ん中に近い席で、参加者と話しやすい席に座ってもらう方が 会を楽しんでもらえます。 歓送迎会のスムーズな進行は、以下を参考にしてください。- 開会の挨拶(幹事)
- 挨拶(参加者のなかで一番役職の高い人)
- 乾杯の挨拶
- 歓談
- 新任者の挨拶
- 転出者へ花束や記念品の贈呈
- 転出者の挨拶
- 締めの挨拶(参加者のなかで二番目に役職の高い人)
- 閉会の挨拶(幹事)
- 二次会の連絡(幹事)
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